Personel Özlük Bilgileri
Soru 1: Birimlerde tutulan personel verilerin KVKK kapsamında mıdır?
Cevap 1: Kişiye ait özlük verileri, ister sanal ister fiziksel ortamda tutulsun, KVKK kapsamına girmektedir. Bu nedenle 6698 Sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunun Madde 12 (Veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler) 1 fıkrasında aşağıda geçen ifade söz konusu veriler için de geçerlidir:
Veri sorumlusu;
amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır.
İşe Alım Süreci
Soru 2: Araştırma Görevlisi ve Öğretim Görevlisi alım sınavı ve değerlendirme sonuçlarını ne şekilde yayınlayacağız?
Cevap 2: Birimler tarafından hazırlanan ön değerlendirme ve nihai değerlendirme tutanaklarının adaylara ait dosyalarda saklanacak ıslak imzalı asıllarında herhangi bir maskeleme yönteminin kullanılmaması; ön değerlendirme ve nihai değerlendirme sonuçlarının internet sayfasında duyurulması sırasında aday dışındaki kişilerce değerlendirmelere esas puanlar ile aday arasında bağlantı kurulamayacak şekilde ad-soyad ve T.C. kimlik numarasının yıldızlanması (Os**** ÖZ*****, 11*******11); bahsi geçen sonuçların 15 gün boyunca internet sayfasında duyurulmasının ardından, duyurunun kaldırılması gerekmektedir.
Sağlık raporları
Soru 3: Personelin (öğretim elemanı, idari personel vb) sağlık raporları yazıların ekinde elektronik sisteme yükleniyor. Bu raporlar kişilerin dosyasında saklanıyor. Belirli bir süre sonra imha mı edilmeleri gerekiyor?
Cevap 3: Sağlık Raporları özlük bilgisi olarak kabul edilmektedir. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve 2 Seri No'lu Personel Genel Tebliği gereğince sağlık raporları Personel Özlük Dosyasında muhafaza edilir. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin Tarifler Kısmının b bendinde Memuriyet sicil dosyalarının 101 yıl saklanması gerektiği belirtilmiştir. Bu nedenle sağlık raporları Personel Daire Başkanlığı tarafından 101 sene saklanmalıdır.
Personel Daire Başkanlığı Özlük İşleri Şube Müdürlüğü tarafından sağlık raporlarının hangi tarih aralığını kapsadığına ilişkin bilgi elektronik ortamda tutulmakta olup, teşhise ilişkin bilgi elektronik ortamda tutulmamaktadır. Teşhis ancak uzun süreli rapor gerektiren kanser vb hastalıklarda önem arz etmektedir.